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Comunicación efectiva: qué es y cómo aplicarla

En las empresas, conseguir una comunicación efectiva es de vital importancia para agilizar los flujos de trabajo, minimizar los malos entendidos y posibles errores.

Una plática puede convertirse en la peor de las discusiones si no se lleva a cabo un correcto proceso de comunicación adecuado. Esto aplica tanto en el ámbito personal como laboral, puesto que muchas relaciones laborales se han terminado por este tipo de incidentes.

Si bien la comunicación es un acto natural, debemos seguir ciertos lineamientos para transmitir la información a otras personas, en especial si se quiere conseguir una empresa más humana.

Para ayudarte con este tema, en este artículo te daremos algunos consejos para lograr una comunicación efectiva, para mejorar los procesos y flujos de trabajo en tu negocio.

¿Qué es la comunicación efectiva?

En pocas palabras, la comunicación efectiva es aquella donde un mensaje se comparte, se recibe y se comprende sin que se haya alterado.

Como bien sabemos, uno de los mayores problemas sucede cuando el receptor del mensaje no comprende el sentido original que el emisor trata de comunicar, por lo que pueden suceder malos entendidos.

Elementos de la comunicación efectiva

La comunicación eficaz cuenta con varios elementos que deben conocerse, los cuales son:

  • Emisor: Es quien produce y emite el mensaje.
  • Receptor: Es quien interpreta y recibe el mensaje.
  • Código: Es el conjunto de reglas y símbolos, de los que se vale el emisor para transmitir el mensaje. Cabe mencionar que el receptor debe conocerlo y poder interpretarlo.
  • Canal: Es el medio por el cual se transmite el mensaje.
  • Mensaje: Es lo que se comunica.
  • Situación: Es lo que da contexto al mensaje.
  • Referente: Es lo que hace alusión al mensaje, por ejemplo, una situación o suceso.
  • Ruido: Es cualquier interferencia que afecte la comunicación.
dados de madera sobre un teclado de computadora

Tipos de comunicación

Para entender mejor la comunicación debemos establecer los tipos que existen, los cuales enlistamos a continuación:

  • Oral: Como su nombre indica es la que se transmite a través de la lengua hablada, y se usa tanto para hablar como para escuchar. Dentro de la empresa es comúnmente usada en llamadas, reuniones, conferencias, presentaciones, entre otros.
  • Escrita: Es el acto de emitir comunicados por escrito, ya sean mensajes de texto, correos electrónicos, documentación, guías, informes y más.
  • Corporal: Se basa en los aspectos visuales del interlocutor como gestos, expresiones faciales, postura, forma de vestir o ademanes.
  • Visual: Esta forma de comunicación se basa en los apoyos visuales como fotografías, dibujos, gráficos, símbolos, colores y demás elementos.

¿Cómo mejorar el proceso de comunicación?

Para saber cómo mejorar el proceso de comunicación es necesario entender que este debe girar en torno a la claridad y sencillez de los mensajes.

Entre las reglas que debemos seguir para comunicarnos de manera efectiva tenemos las siguientes:

  • Transmite las metas y objetivos con claridad: al transmitir la información en una organización debemos describir con exactitud lo que demanda un proyecto, y garantizar que todo el personal comprenda los objetivos del mismo. La comunicación interna mejorará si todos los miembros están alineados con los objetivos de la empresa.
  • Genera mensajes claros: el mensaje debe ser accesible para el público al que va dirigido y evitar ambigüedades. En este punto se deben cuidar todos los aspectos, desde el lenguaje corporal, el tono de voz y mantener contacto visual para asegurarte que se ha recibido el mensaje.
  • Sé directo y sin rodeos: aunque siempre en tono cortés para que el mensaje no solo se entienda, sino que no resulte ofensivo. La comunicación no verbal debe ir de la mano, pues un buen tono de voz con un semblante que inspira lo contrario no generará una completa comprensión del mensaje.
  • Sé conciso: no solo se trata de ir al punto, sino hacerlo de forma directa y sin rodeos. No alargues algo que puede ser explicado en pocas palabras. Los mensajes ambiguos nunca te darán resultados positivos.
  • Sé coherente: lo que digas debe ir siempre alineado con tus acciones. Si un jefe de área pide a su equipo que sacrifiquen tiempo personal para un proyecto, el primero que debe poner el ejemplo es él; de lo contrario, no hay coherencia entre lo que dice y lo que hace.
  • No seas repetitivo cuando des un mensaje: puede interpretarse como señal de inseguridad, pues tus colaboradores podrían pensar que no los consideras capaces de entender el mensaje.
Empleados en una reunión de trabajo

Rodrigo Vega Espinosa: importancia de la comunicación efectiva

Sin importar si se trata de la vida diaria o la empresa, la comunicación efectiva está enfocada en las personas.

“Se trata de recordar que interactúas con lo más valioso que tiene la empresa: su gente”. Así lo manifiesta Rodrigo José Vega Espinosa, director del área de Crecimiento de Grupo INMOVE.

La comunicación efectiva en la empresa permitirá que los equipos de trabajo puedan interactuar de forma libre con la gerencia, para intercambiar ideas que impulsen el desarrollo de la organización.

“Un proceso eficiente de comunicación incrementará no solo el rendimiento productivo, sino que contribuirá a que juntos alcancemos lo estipulado en la misión y visión de la empresa”, añade Vega Espinosa.

La comunicación efectiva nos ayudará siempre a la hora de trabajar y colaborar con nuestros compañeros, sobre todo cuando se trate de manifestar nuestras ideas.

Saber comunicarnos mejorará no solo nuestro desarrollo de habilidades, sino que será la llave rumbo a un manejo más eficiente de equipos de trabajo, comunicación interpersonal y hasta autogestión.

Un elemento clave que debemos recordar es a quién nos dirigimos, pues con base en esta información construiremos nuestros mensajes.

Por ejemplo, usamos muchos tecnicismos para explicar un concepto a una persona que no conoce nada o casi nada del tema, lo más probable es que no entenderá nuestra explicación.

“Para comunicarnos con efectividad debemos ser humildes y recordar que en alguna etapa de nuestra vida tuvimos que aprender algo nuevo”, señala Vega Espinosa, quien recalca la importancia de ponernos al nivel de nuestro interlocutor.

Comunicarse de manera efectiva va más allá de solo ser más claro y preciso cuando se trata de la empresa, implica entender que estamos rodeados de personas que vienen de diferentes contextos, todos ellos valiosos y enriquecedores.